الادارة العامة للشؤون الادارية :
تتولى هذه الادارة مسؤولية دعم الموارد البشرية وتلبية احتياجات وزارة الصحة مما يساعد على ايجاد بيئة دعم توسع نشاطات الوزارة . الاشراف على دوام الموظفين وضمان انتظامه والاشراف على مهمات العمل والاجازات المختلفة بما يتماشى مع القوانين والانظمة السارية ، والاحتفاظ بسجلات وملفات الموظفين وحفظ السجلات في نظام معلومات اداري محوسب ، وعمل تقارير حسب الاحتياجات الادارية.
المشاركة بدراسة الاحتياجات للمواد اللازمة للاعاشة والنظافة في المستشفيات قبل طرحها للمناقصات و الاشتراك في عطاءات ومناقصات الاعاشة والنظافة التي تبرم مع الموردين بمشاركة وزارة المالية والجهات ذات العلاقة من وزارة الصحة .
متابعة عملية التوريد وفحص مطابقة مواصفاتها والعقد المتفق عليه مع المورد من حيث الكميات والجودة والصلاحية .
تسعى الإدارة من خلال التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة إلى تحقيق الأهداف التالية:
§ رفع مستوى العاملين من خلال تنفيذ دورات تدريبية وورش عمل متخصصة في أعمال الشئون الإدارية داخلياً وخارجياً.
§ المام العاملين بمهارات التعامل مع الحاسب الآلي من خلال تنفيذ دوراتتدريبية في مجال الحاسب الآلي لتحويل آليات العمل إلى التعاملاتالالكترونية.
§ التأكيد على أهمية تعزيز آليات التواصل مع الإدارات بالمناطق لتطوير مستوى الأداء وسرعة إنجاز الأعمال .
§ تعزيز وتطوير الخدمة الفندقية في المؤسسات الصحية حيث انها حديثة العهد لدينا كما هو الحال في الدول المجاورة ، وتعتبر من اهم عناصر انتاج وتقديم الخدمة العلاجية والصحة العلاجية(الوقائية) للمنتفعين بشكل جيد .
مهام الادارة العامة للشؤون الادارية :
§ الاشتراك في عطاءات ومناقصات الاعاشة التي تبرم مع الموردين بمشاركة وزارة المالية والجهات ذات العلاقة من وزارة الصحة.
§ المشاركة بدراسة الاحتياجات للمواد اللازمة للاعاشة في المستشفيات قبل طرحها للمناقصات .
§ متابعة عملية التوريد وفحص مطابقة مواصفاتها والعقد المتفق عليه مع المورد من حيث الكميات والجودة والصلاحية.
§ القيام بكافة الأعمال المتعلقة بتعيين الموظفين ومتابعةدرجاتهم الوظيفية كذلك متابعة أعمال النقل والانتداب والترقيات والعلاواتللموظفين.
§ متابعة تنفيذ قانون الخدمة المدنية، وكذلك القرارات والتعاميم الصادرة والمتعلقة بموظفي الوزارة.
§ تطبيق قواعد وإجراءات الانضباط في العمل بشأن مواعيد وساعات العمل ومراعاة ذلك عند حساب الاستحقاقات الشهرية لموظفي الوزارة.
§ تحديد ودراسة الوظائف الشاغرة والدرجات المالية المتاح التعيين عليها بالوزارة.
§ إعداد ومراجعة بيانات رواتب موظفي الوزارة ومتابعة إجراءات الصرف بالتنسيق مع الجهات المعنية.
§ اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجديد عقود الموظفين غير المتثبتين (بند المشاريع، المياومة والعقود.
§ متابعة عملية التقييم السنوي لكافة موظفي الوزارة وأرشفتها.
§ توفير وتحديث وحفظ كافة الوثائق والمستندات المرتبطة بالتدرج الوظيفي لموظفي الوزارة بدءاً من التعيين وحتى انتهاء الخدمة.
§ تحديث بطاقات الوصف الوظيفي ومواصفات شاغل الوظيفة وإعداد أي تعديلات بهذا الخصوص
§ تحديد احتياجات الوزارة من القوى العاملة وذلك بالتعاون مع الإدارات العامة.
§ الاستغلال الأمثل للموارد البشرية والمادية والفنية والتنسيق مع إدارات الوزارة في أداء مهامها، وتوفير الإمكانيات والخدمات اللازمة.
§ وضع السياسات العامة والبرامج المتعلقة بالتطوير الوظيفي وتخطيط مسار هذا التطور.
§ إعداد مشروع الخطة السنوية لتدريب موظفي الوزارة وذلك بالتعاون مع الإدارات والدوائر الأخرى.
§ القيام بكافة الأعمال المتعلقة بتعيين الموظفين ومتابعة تدرجاتهم الوظيفية، وكذلك متابعة ترقيات علاوات إجازات، ...الخ.
§ حفظ وحماية الملفات الخاصة بالبريد الصادر والوارد، وكذلك المستندات والوثائق ذات الصلة بعمل وزارة المالية.
§ توفير السلامة العامة في الوزارة ومبانيها.
الدوائر التابعة للادارة العامة للشؤون الادارية :
أولا : دائرة شؤون الموظفين :
تقوم دائرة شؤون الموظفين بكافة الاجراءات المتعلقة بنواحي الخدمة المدنية للموظفين بدأ من التعيين وفق الانظمة والقوانين مرورا بالتدرج الوظيفي ومتابعة معاملات الموظفين واستحقاقاتهم الادارية والمالية وتصويب اوضاعهم وفق قانون الخدمة المدنية وانتهاءا بانتهاء الخدمة.
وتسعى دائرة شؤون الموظفين الى انجاز اكبر عدد ممكن من معاملات واستحقاقات الموظفين خلال اقل فترة ممكنة وتقليل الاعباء الوظيفية وايجاد الاليات ووضع التعاميم المنظمة لعمل اقسام شؤون الموظفين والمراكز لضمان انسياب المعاملات بسهولة ويسر وبأقل الاخطاء الممكنة من اجل تصويب اوضاع الموظفين بالسرعة الممكنة.
مهام الدائــرة :
§ التعيين : يتم تعيين الموظفين الجدد سواء على اعتمادات مالية او عقو د من خلال قوائم الانتظار وحسب الدور.
§ الترقيات : يتم دراسة استحقاقات الترقية المطلوبة ومتابعتها مع الديوان والمالية.
§ التسكين : يتم دراسة تنسيبات المراكز لاشغال الوظائف الاشرافية ضمن الشروط والانظمة المعمول بها في هذا المجال.
§ الدورات والبعثات: يتم متابعة اجراءات ابقاء الموظفين للانشطه العلمية سواءً مع لجنة البعثات او مع الديوان ووزارة المالية.
§ الرواتب والاجور: يتم متابعة صرف رواتب الموظفين وتنفيذ معاملاتهم في وزارة المالية وتصويب اي خلل ان وجد.
§ الارشفة: حيث يتم حفظ المعاملات الخاصة بالموظفين في قسم الاشيف والمعلومات وادخال بياناتهم الكترونياً.
§ المعاملات الروتينية: مثل الاجازات المختلفة والعلاوات العائلية والمواصلات وتعديل المسمى الوظيفي وتعديل علاوة طبيعة العمل.
§ التقاعد : حيث يتم استكمال اجراءات انتهاء الخدمة مع هيئة التقاعد والديوان.
ثانيا : دائرة الخدمات الفندقية :
تعتبر دائرة الخدمات الفندقية دائرة حديثة العهد على هيكلية وزارة الصحة ، ومن اهم ما تقوم به هو الوصول لخدمات صحية وفق المواصفات العالمية من خلال توفير الخدمية الغذائية الصحية للمرضى . ومتابعة امور وزارة الصحة من حيث متابعة عطاءات الاعاشة الخاصة بالمستشقيات ومتابعتها ، متابعة عمال المياومة وعقودهم وداومهم . متابعة صيانة مبنى الوزارة ونظافته والحفاظ على المكاتب وعهدتها .
مهــام الدائــرة :
§ المتابعة والاشراف ومراقبة المطابخ في المستشفيات من حيث جودة الاطعمة ومواصفاتها ومناسبتها للحالات المرضية المختلفة .
§ الاطلاع على كيفية الطهي واوقات تقديم الوجبات والكميات المقدمة مطابقة باعداد النزلاء والموظفين المستحقين للوجبات وفحص صلاحية المعدات والادوات المستخدمة في المطابخ ومطابقتها للمواصفات.
§ الاطلاع على كافة سجلات الاعاشة في المستشفيات واحتساب الكميات المقدمة مع الكميات المستلمة منعا للتلاعب وكذلك الاطلاع على كشوف الاستلام والتاكد من طريقة الاستلام الصحي بلجنة تكون مختصة لهذه العملية حسب الاصول.
§ فحص المواد الغذائية المتوفرة في المخزن من حيث جودتها ومدة صلاحيتها وطريقة التبريد والتخزين السليم.
§ المتابعة والاشراف على نظافة العاملين في المطابخ والزي المناسب وطريقة تقديم الوجبات بكافة مراحلها.
§ تدقيق كشوف الاستلام لمواد الاعاشة في المستشفيات ومطابقتها حسب الاصول مع كشوف التسليم الواردة من الموردين شهريا واعتمادها وارسالها الى الادارة العامة للشؤون المالية..
§ المتابعة مع الموردين لحل اية اشكاليات مع مسؤولي الاعاشة في المستشفيات ومتابعتها مع دائرة العطاءات عند الضرورة.
§ الاشراف التام على ملف عمال المياومة بكافة تفاصيله من حيث التشغيل واستكمال ملفاتهم وانهاء الخدمة والمتابعة مع قسم الرواتب والمالية لاستكمال حقوقهم كذلك متابعة وتدقيق كشوفات دوامهم الشهرية وعمل قوائم تدقق وترسل للمالية لصرف رواتبهم.
§ المشاركة بكافة الزيارات الميدانية للوحدات الصحية والاطلاع بدقة على سير اعمال النظافة والوقوف على اداء العمال وشركات النظافة من حيث الالتزام ببنود العقود الموقعة معهم بما يخص اعدادهم ، نوعية وكمية مواد النظافة المستخدمة والالتزام بالزي والدوام واحترام مكان العمل واستلام كشوف دوام عمال شركات النظافة في المستشفيات وتدقيقها واعتمادها وتسليمها للدائرة المالية..
§ متابعة امور اسكان الاطباء والتمريض من كافة الجوانب من النظافة والاسرة الاثاث المستخدم وكافة التجهيزات الكهربائية والالكترونية ووسائل الاتصال و متابعة نظافة كافة الاقسام في المستشفيات والساحات والمصاعد وامور الامن والبوابات.
§ المسؤولية الكاملة عن عهدة مبنى الوزارة بكل محتوياته.
§ القيام بعمل طلبيات مستلزمات المبنى حسب الاحتياج من مستودعات اللوازم حسب الاصول.
§ لمشاركة في اعداد خطة تنظيم وتخزين المواد الموردة وحفظ السجلات والخرائط والادلة التي توضح اماكن حفظها واماكن تواجدها.
§ المسشاركة في لجان الجرد ولجان الاتلاف واعداد القوائم المناسبة
ثانيا : دائرة الحركة :
دائرة الحركه والاتصال في وزارة الصحه هي احدى الدوائر التابعه للإداره العامه للشؤون الاداريه وهيكلها الاداري وتشرف دائرة الحركه على المركبات السجله على ملكيه وزاره الصحه .حيث ان دائرة الحركه والاتصال في المحافظات الشماليه ( الضفه الغربيه ) تحوي 144مركبه حركه يوميه في الوزارة من ضمنها 9 سيارات تابعه لمشروع القباله الممول من الحكومه النرويجيه وهذه السيارات موزعه على المشافي والرعايه الصحيه الاوليه وكافه المراكز التابعه لوزارة الصحه الفلسطينيه كما ان دائرة الحركه والاتصال تعمل على ثلاثة بنود تشغيليه موزعه كالتالي :
§ بند التأمين : تقوم دائرة الحركه بتامين مركبات الوزاره في شركات تأمين معتمده من قبل الوزارة حيث يتم رفعها من قبل الدائرة الى الاداره العامه للشؤون الماليه وتكون مسعره وفق تعرفه مجلس الوزراء .
§ بند المحروقات : تشرف الدائرة على مصروف المحروقات للمركبات الحكوميه المسجله على ملاك الوزارة حيث ان لكل مركبه لهذه المركبات مخصص شهري وتعمل على تعبئه المحروقات بواسطه محطات المحروقات الموزعه في كافه محافظات الوطن ويتم تعبئتها بموجب كبونات محروقات خاصه لكل مركبه على حدا.
§ بند الاصلاحات الخاصه بالسيارات المختلفه : تقوم دائرة الحركه بالاشراف على عمليه الصيانه على كافه المركبات بكراجات خاصه حيث تتم وفق المطلوب ويتم اعتمادها من قبل دائرة الحركه بعد احضار نموذج انجاز عمل موقع ومختوم من الدائرة المعنيه ومن ثم يتم رفعها الى الادارة العامه للشؤون الماليه .
وهذا تحقيقا لرؤيه الادارة العامه للشؤون الاداريه باستدامه خدماتها ، وفي اطار التعاون المشترك مع كافه الدوائر والادارات العامه وانسجاما مع تطلعات دائرة الحركه بجاهزية السيارات الحكوميه التابعه لوزارة الصحه على مدار الساعه وتوفيرا للوقت والجهد وتنظيما للعمل .
مهــام الدائــرة :
1. يتم فحص السيارات مرتين بالسنه على الاقل للتأكد من صلاحيتها للسير على الطرق بأمان.
2. لا يجوز ان يتم ارسال السيارة للفحص او الصيانه الا بعد ابلاغ دائرة الحركه سواء بموجب كتاب خطي او اتصال تلفوني وذلك حسب الحاجه على ان يتطلب ذلك موافقه دائرة الحركه حتى ولو كانت تحت الكفاله او الصيانه المجانيه.
3. يكون الزاما على السائق متابعه سيارته اثناء عمليه الصيانه للوقوف على هذه العمليه خطوة خطوة والتأكد من ان الامور تسير بشكل سليم كممثل عن دائرة الحركه وفي حاله ملاحظته امرأ معينا يجب عليه ابلاغ دائرة الحركه فورا .
4. لا يجوز للسائق بأي حال من الاحوال قيادة السيارة المنتهي ترخيصها او تأمينها .
5. يجب المحافظه على مبيت السيارة يوميا في الدائرة الحكوميه المتفق عليها بعد انتهاء العمل الرسمي .
6. يجب على السائق ابلاغ مديره مباشرة بانتهاء الترخيص والتأمين قبل شهر على الاقل ليتسنى له ابلاغ الحركه والتنسيق لاجراءات الترخيص .
7. تقع على عاتق السائق الانتباه الى نوع الوقود الذي سوق يتم تزويده للسيارة هل هو وقود سولار ام بنزين وذلك حسب محرك السيارة .
8. يجب على السائق تعبئه امر حركه لكل يوم عمل موقع من مديرة المباشر لتفادي المسؤوليه او تفادي ضبطه من مفتشي وزارة النقل والمواصلات وتعرضه لعقوبات .
9. يكون الزاما على السائق المحافظه على نظافه سيارته من الناحيه الخارجيه والداخليه واضعا نصب عينيه انها سيارة لاستخدام وزارة الصحه وتمثلها اينما ذهبت .
10. عند تسليم السيارة للصيانه او لاي غرض اخر يجب على السائق الحرص على اوراق الترخيص والتأمين ودفتر كبونات الوقود ، واي اوراق مهمه وتسليمها حسب الاصول .
